Oggi voglio spendere due parole su Trello, un software scaricabile gratuitamente e molto utile nella gestione dei flussi di lavoro, sia personali, sia all’interno di un team aziendale.

Perché questa recensione di Trello? Non certo per un ritorno economico, quanto per un sincero senso di gratitudine, dettata da anni di uso felice di questo strumento di project management.

L’unica difficoltà per chi si approccia a Trello per la prima volta potrebbe essere rappresentata dagli usi e dalle funzionalità per le quali può essere usato. Iniziamo quindi questa guida a Trello dalle caratteristiche base, per poi vedere come ne traiamo vantaggio in azienda e nell’organizzazione del lavoro personale.

Trello: le componenti principali

Questo straordinario kanban online suddivide lo spazio di lavoro in 3 pilastri strutturali:

  1. BOARD: la bacheca da comporre, ovvero lo spazio dedicato a un singolo progetto.
  2. LIST: sono le categorie di progetto, aggregatori di singole sotto-azioni. Potrebbero essere divise in “Da fare”, “In svolgimento” e “Fatti”, oppure nei mesi dell’anno in cui si svolgeranno le azioni (non ci sono limiti).
  3. CARD: la singola azione da svolgere. Si creano all’interno di una lista, ma possono essere spostate da una lista a un’altra con un semplice drag & drop.

Le CARD come le LIST possono essere copiate da una BOARD all’altra, in modo da rendere più veloce il lavoro in caso di procedure preimpostate. Per esempio, per i lavori di sviluppo o di web marketing abbiamo impostato delle board apposite che andremo a duplicare e poi spostare sotto la board del nuovo cliente. Comodo no?

Ogni singola card può essere approfondita con svariate funzionalità, che sono principalmente illustrate nello screenshot seguente:

Card di Trello: esempio task Webite

TITOLO: in questo caso ho chiamato la card “Post del blog” e ho messo una unità di tempo indicativa, da sostituire con quella effettiva una volta portato a termine il lavoro (il mancato conteggio del tempo può rappresentare una piccola mancanza effettivamente).

MEMBRI: le persone alle quali è assegnato il compito nella card. Queste persone possono anche essere aggiunte alla card senza essere in grado di modificarla (molto utile nel caso di condivisione con il cliente, per tenerlo aggiornato sullo stato avanzamento dei lavori).

ETICHETTE: sono colori ai quali puoi associare una tipologia di lavoro o un ordine di priorità. Per esempio il giallo può essere un’attività SEO, viola può essere un’attività di Social Media Marketing. Oppure il rosso può indicare una card prioritaria, giallo media, verde priorità bassa. Contribuiscono a creare un colpo d’occhio molto utile in board.

SCADENZA: la data di scadenza del compito assegnato nella card. Davvero utilissima per tenere sempre sotto controllo i compiti ravvicinati e quelli che stanno per andare in scadenza. Puoi avere una vista generica di tutte le card divise per board oppure ordinare le card in funzione della scadenza (vista che preferisco).

DESCRIZIONE: campo note dove puoi aggiungere considerazioni personali, mail del cliente o altro, per non dimenticartele quando andrai a compiere il lavoro.

CHECKLIST: puoi organizzare il task per vari step, così da chiudere quelli svolti e tenere sotto controllo gli altri. Fondamentale per seguire le procedure in maniera precisa e farle seguire anche ai collaboratori.

COMMENTO: si attiva una sorta di chat (che può avvenire in tempo reale se l’interlocutore ha Trello acceso). Basta menzionare il diretto interessato (che deve essere iscritto come membro della board) inserendo la @ prima del nome utente usato.

ALLEGATO: altra funzione molto utile, che permette di allegare materiale alla card, in modo che sia facilmente fruibile da te in futuro, dal cliente o dai tuoi collaboratori.

AZIONI: puoi decidere se spostare, archiviare (se la metti nell’archivio puoi recuperarla) o eliminare una card.

ATTIVITÀ: campo che tiene traccia delle azioni svolte sulla card, con tanto di data e ora.

Le bacheche (BOARD) di Trello

Le Bacheche o BOARD sono davvero multifunzionali e hanno un grosso vantaggio: si possono condividere con chi vuoi. Quindi puoi avere le tue bacheche preferite, le tue bacheche recenti, le tue bacheche personali o ancora le bacheche che condividi solo con un collaboratore o con un cliente.

Come creare una nuova board? Semplicissimo, basta cliccare nel tasto + in alto a destra, subito prima della tua icona. A questo punto potrai scegliere se:

  • creare una board nuova;
  • creare un gruppo personale (per unire insieme diverse board per lo stesso cliente, collaboratore, ecc.);
  • creare un gruppo business (Business Class) che dà al tuo gruppo maggior sicurezza, controllo amministrativo e superpoteri (questa è un’opzione avanzata quando puoi disporre di Trello Gold, l’app a pagamento, che però puoi ottenere gratis per due mesi se inviti alle board 2 persone estranee a Trello).

Come usare Trello

Stato avanzamento lavori Webite su Trello
In azienda usiamo Trello per 4 principali funzioni:

  1. Stato avanzamento progetti: come nell’immagine della board sopra suddividiamo le liste per mese e programmiamo una serie di attività predefinite (oppure ne aggiungiamo man mano).
  2. Bird’s eye sui progetti: le liste in questo caso sono divise in “progetti in partenza”, “progetti attivi”, “progetti conclusi”, “progetti sospesi” della nostra agenzia web, così da avere una vista dall’alto dello stato dell’arte.
  3. Bacheca per la formazione: ogni lista in questo caso è rappresentata da un argomento e le card rappresentano spunti interessanti ad esso relativo. Quindi abbiamo la lista SEO TOOLS con tutte le card per ogni strumento, url, descrizione e post che ne parlano, ecc.
  4. Bacheca per i commerciali: ogni lista in questo caso è rappresentata dai “lead nuovi”, “lead caldi”, “lead al primo follow up”, ecc. Molto utile per avere sotto controllo l’attività di team e le prospettive di entrata.

Gli usi di Trello chiaramente non finiscono qui.

Sulla guida ufficiale in italiano puoi trovare tante applicazioni su casi pratici.


Cosa ne dici allora? Ti ispira questa app online e mobile? Fammi sapere 😉

Di | 2016-12-01T23:08:26+00:00 29 settembre 2016|Weblog|0 Commenti

Qualche cenno sull'autore:

Laureato in Discipline Semiotiche, dal 2010 ho approfondito la passione per la scrittura sul web e le derive SEO user oriented. Web marketer e Social Media Manager con una predilezione per gli obiettivi S.M.A.R.T.E. Esploratore convinto di traiettorie di significazione sempre nuove.

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